PPP Progress, Plans und Problems – OKR Reviews

OKR Reviews mit der Progress, Plans und Problems Methode (PPP)

Unabhängig davon, wie groß oder klein ihr Unternehmen oder Projekt ist, Führungskräfte brauchen eine zuverlässige Methode, die es erlaubt ihre Teams zu synchronisieren und Dynamik und Produktivität zu gewährleisten. Das Framework für Fortschritte (Progress), Pläne (Plans) und Probleme (Problems), kurz PPP, ist eine effektive Methode des Statusmanagements, das sich perfekt zu OKRs ergänzen lässt. Viele erfolgreichen Unternehmen, darunter Apple, Facebook und Skype, verwenden sie bereits. Dieses einfache, aber leistungsstarke Framework lässt Teams und Teammitglieder drei Fragen beantworten:

Der PPP Bericht

  • Die in der vergangenen Periode erzielten Fortschritte (Was wurde getan?)
  • Die Pläne (Was soll getan werden?) für die nächste Periode, und
  • Die von jedem Mitarbeiter oder Team vorhergesehenen Probleme (Was sind die Hindernisse?)

Diese Art des Denkens vereinfacht und rationalisiert Statusberichte enorm.

Mithilfe von PPP behalten Führungskräfte kurz- und langfristige OKRs ihres Teams im Griff, ohne die Produktivität durch übermäßig viele Meetings zu stören oder unnötigen Stress bei den Mitarbeitern zu erzeugen. PPP konzentriert sich dabei auf spezifische, umsetzbare OKRs, die für jedes Team oder jede Person einzigartig sind.

Führungskräfte können das PPP-Framework als Tool zur Erkennung von Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeiter nutzen. Wenn ein Mitarbeiter in einem Bereich mehrfach wiederholt Erfolg hat, während er in einem anderen Bereich immer wieder über Schwierigkeiten berichtet, sollte eine aufmerksame Führungskraft diese Stärken nutzen und gleichzeitig den Kontakt mit Schwachstellen minimieren. Die Möglichkeit, jedem Teammitglied die Rollen zuzuweisen, für die es am besten geeignet ist, erhöht den Fokus, die Motivation und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

PPP ist also eine ideale Methode der Berichterstattung für alle Unternehmen, da sich alle Teammitglieder auf ihre individuellen, überschaubaren Aufgaben konzentrieren können. PPP auf OKRs hält das gesamte Team auf derselben Seite, während es gleichzeitig den einzelnen Teammitgliedern hilft, bessere, realistische Ziele zu setzen und bei den wirklich wichtigen Aufgabe zu bleiben.

Was ist PPP?

Wie bereits erwähnt ist das Framework für Progress, Plans und Problems ist eine einfache Managementtechnik, um die Statusberichterstattung zu strukturieren und konsistent zu gestalten. Dabei werden drei Fragen beantwortet (siehe oben).

Im wöchentlich OKR Check-In berichten alle Mitglieder außerdem ihre drei Punkte für jede PPP-Kategorie. Die Führungskraft oder der Teamlead aggregiert und analysiert dann die Antworten und kann so Probleme frühzeitig angehen, bevor sie unüberwindbar werden.

Warum genau drei? Drei ist die überzeugendste Zahl in der Kommunikation. Die 3er-Regel gilt überall – beim Schreiben, in der Wirtschaft, im Geschäftsleben, in der Psychologie, Mathematik, Computerprogrammierung, Religion und Wissenschaft. Die Wissenschaft legt nahe, dass Menschen Dreiergruppen einfacher wahrnehmen und sich besser an sie erinnern, da drei die niedrigste Zahl ist, die für die Mustererkennung erforderlich ist. Die Einhaltung der 3er-Regel stellt auch sicher, dass das Arbeitsgedächtnis nie überlastet wird, was zu einer besseren Merkfähigkeit und Langzeiterinnerung führt.

Diese Statusberichte sollten kurz, prägnant und informell sein. In einer Welt ohne viel Zeit werden lange Textabschnitte oft überflogen oder ignoriert. Ein positives Beispiel ist die Popularität von Twitter. Hier bekommen Menschen Informationen in kleinen Happen serviert. Jeder hat Zeit, 140 Zeichen oder weniger zu lesen. Diese Methodik lässt sich leicht Status-Updates und Fortschrittsberichten übertragen.

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objectives and key results

okr

Progress

  • Was haben Sie in dieser Woche erreicht?
  • Progress umfasst Leistungen und abgeschlossene oder abgeschlossene Aufgaben
  • Die Frage nach dem Progress lädt Mitarbeiter dazu ein, über die Dinge, die sie getan haben, nachzudenken, anstatt sich immer wieder auf das zu konzentrieren, was noch erreicht werden muss

Plan

  • Worauf konzentrieren Sie sich in der kommenden Woche?
  • Plans sind das, was Sie entsprechend Ihren OKRs für die nächste Periode zu erreichen versuchen
  • Indem sie genau auf den Plan achten, können Manager erkennen, wo er nicht mit den entsprechenden OKRs übereinstimmt, und die wichtigsten Aufgaben priorisieren

Problems

  • Stecken Sie fest? Kann jemand helfen?
  • Probleme verhindern die Erledigung von Aufgaben und benötigen möglicherweise Hilfe von jemandem
  • Probleme erfordern sofortige Unterstützung und Aufmerksamkeit, um zu verhindern, dass die Schwierigkeiten einer Person den Zeitplan des gesamten Projekts zum Scheitern bringen.

Wie verbessert PPP die Wirksamkeit?

Die PPP-Methode protokolliert alle Fortschritte

Indem sie alles schriftlich festhalten, vermeiden die Teams unnötige Missverständnisse. Eine Führungskraft kann jederzeit auf PPP-Archive Bezug nehmen. So kann er Fortschritte beurteilen, allen, die Schwierigkeiten haben, Hilfe anbieten und Aufgaben effektiv verteilen.

PPP ist kosteneffizient

Die PPP-Methode ermöglicht Führungskräften, am Puls ihres Projekts zu bleiben, anstatt jeden Mitarbeiter dafür zu bezahlen, an einer langwierigen oder irrelevanten Sitzung teilzunehmen.

PPP ist schnell

Das Ausfüllen der PPP-Vorlage dauert nur wenige Minuten und das Versenden nur wenige Augenblicke. Ihr ROI im Verhältnis zum Zeitaufwand ist also enorm.

PPP ist einfach

Jede Statusaktualisierung beinhaltet die Beantwortung der drei gleichen Fragen. Diese Berichte sind informell, kurz und spezifisch.

PPP verbessert Verantwortlichkeiten

Teammitglieder setzen ihre Ziele mit größerer Wahrscheinlichkeit um, wenn sie ihre Ziele mit Kollegen teilen, da sie wissen, dass sich jemand auf sie verlässt.

PPP verbindet die Führungskraft mit dem Team und das Team mit der Führungskraft

Regelmäßige Fortschrittsberichte halten die Kommunikation am laufen und lassen Leistungserwartungen klar werden. Teams verschwenden also keine Zeit mehr mit ineffektiven, unregelmäßigen und ineffizienten Meetings.

PPP verbessert die Transparenz

Da alle Teammitglieder regelmäßig über ihre Arbeit berichten, können Führungskräfte frühzeitig auf mögliche Probleme reagieren. Mitarbeiter sprechen sie offen an und können gemeinsam an ihnen arbeiten, bevor sie außer Kontrolle geraten. Jeder sollte sich bewusst sein, woran alle anderen arbeiten. Im Idealfall sollte ein Manager dem Team seinen eigenen PPP-Bericht vorlegen, um Transparenz in beide Richtungen herzustellen.

PPP verbessert das Commitment

PPP beinhaltet kleine, umsetzbare Schritte. Das verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Teammitglieder überfordert werden. Sobald die Führungskraft die konkreten Ziele für die Woche genehmigt hat, wissen alle Mitarbeiter worauf sie sich beziehen können.

Tipps zur Einführung von PPP

  • Machen Sie es kurz. Halten Sie sich an die 3er-Regel.
  • Halten Sie sie regelmäßig und machen Sie sie zur Voraussetzung, denn Beständigkeit ist der Schlüssel zur Bildung von Gewohnheiten.
  • Manche Menschen tun sich mit der Idee, ihre Probleme hervorzuheben, schwer. Es ist einfach, Probleme als persönliches Versagen einzustufen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, wie sie Probleme zur Zusammenarbeit und Teambildung nutzen können. Eine positive Fehlerkultur ist hier der Schlüssel.
  • Halten Sie die Berichte schriftlich fest. So können Sie sich später auf die als Referenz beziehen. Stellen Sie außerdem vor den Sitzungen sicher, dass jeder die Fortschrittsberichte des gesamten Teams gelesen hat. So vermeiden Sie dass Zeit damit verbracht wird, Informationen lediglich zu wiederholen.
  • Nachbereitung. Jeder eingereichte Bericht bietet die Gelegenheit, ein Gespräch zu beginnen. Anstatt sich also nur auf das zu konzentrieren, was nicht getan wurde, bieten Sie Ihre Hilfe an und erkennen Sie die Arbeit ihres Team an.

Summary

Das Framework für Progress, Plans und Problems ist eine bewährte Projektmanagement-Technik, die sowohl einfach als auch leistungsstark ist. Viele Führungskräfte und Team nutzen sie bereits um einfach und effektiv Fortschritte an Unternehmen, Kunden oder CEOs und Vorständen zu berichten.

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Artikel einen Einblick in die tägliche Arbeit mit Objectives and Key Results gegeben zu haben. Viele weitere Artikel zum Thema finden Sie in unserem OKR Experten Magazin. Planen Sie Objectives and Key Results in ihrem Unternehmen einzuführen? Wir beraten Sie hierbei gerne!