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Der OKR Zyklus einfach erklärt – 5 Minuten Lesezeit
Der OKR Zyklus besteht aus drei wesentlichen Phasen: Planungsphase, Ausführungsphase und Abschlussphase. Nach der Abschlussphase wird er immer wieder iterativ durchlaufen.
Die Dauer eines Zyklus oder einer Kadenz kann zwischen zwei und vier, maximal sechs Monaten variieren. Wir arbeiten bei den meisten Unternehmen mit einer Kadenz von drei Monaten.
Die 3 Phasen des OKR Zyklus
Die OKR Methode hilft die Vision des Unternehmens in iterativen Zyklen umzusetzen, wenn sie richtig eingesetzt wird.
- Planungsphase – Planen und Abstimmen: OKR hilft bei der Planung der Umsetzung von Vision und Strategie und koordiniert Maßnahmen auf allen Ebenen, allen Abteilungen und Teams.
- Ausführungsphase – Ausführung und Fortschritt: Die OKR Methode unterstützt die Umsetzung fokussierter Maßnahmen. Wichtig dabei ist, dass Fortschritte kontinuierlich gemessen, bewertet und gegebenenfalls Diskutiert wurden.
- Abschlussphase – Überprüfen und Anpassen: Alle Teams überprüfen den Fortschritt eines Zyklus anhand von Daten und Fakten und lernen aus Erfolgen und Fehlern – sowohl inhaltlich als auch methodisch.
An dieser Stelle stellen wir Ihnen zunächst kurz die verschiedenen Phasen vor:
Die Planungsphase zu Beginn des OKR Zyklus
Der Zyklus beginnt logischerweise am Anfang des OKR Zyklus, genauer gesagt kurz vor Beginn des OKR Zyklus mit der Planungsphase. In den OKR Plannings werden die OKR Sets erstellt, im Rahmen der Planungsphase.
Auf Unternehmensebene ist die Geschäftsführung oder das Führungsteam zuständig. Die OKR-Sets der Abteilung und der jeweiligen Teams werden im Anschluss erstellt – dabei werden die Ziele nach unten gereicht, d.h. Kaskadiert (“top down”).
Abteilungen und Teams stimmen sich ebenfalls ab – horizontal.
Darüber hinaus können Teams der Abteilungsleitung und der Geschäftsführung beziehungsweise dem Führungsteam OKR-Sets vorschlagen (“bottom up”). Auf diese Weise ermöglicht die OKR Methode, dass sich alle Ebenen des Unternehmens regelmäßig treffen, um zu diskutieren, ob sie erfolgreich sind und wie sie diesen Erfolg messen.
Der OKR Zyklus und die Ausführungsphase
In der Ausführungsphase des OKR Zyklus wird an der Erreichung der Ziele gearbeitet und der Fortschritt gemessen sowie beobachtet – ähnlich wie ein Sprint bei Scrum.
Dafür gibt es tägliche und wöchentliche Check-in-Meetings. Das tägliche Standup-Meeting heißt Daily Huddle. Das wöchentliche Treffen heißt OKR-Weekly. Während der Ausführungsphase kann auch ein außergewöhnliches OKR-Planning durchgeführt und neue OKR-Sets erstellt werden – jedoch nur im Falle eines völlig unerwarteten Ereignisses, wie 9/11 oder Covid-19.
Die Abschlussphase rundet den OKR Zyklus ab
Nach dem Ende des abgeschlossenen OKR Zyklus werden die OKR-Sets gemessen und im abschließenden OKR-Review bewertet und begutachtet. Außerdem wird der OKR-Prozess methodisch in der OKR-Retrospektive evaluiert und optimiert (“inspect and adapt”).
Am Puls der Zeit – der OKR-Heartbeat. Wegen des festen Rhythmus, der durch die Kadenz des OKR Zyklus entsteht, nennen wir diesen „OKR-Heartbeat“. Im dargestellten Diagramm des OKR Zyklus ist der zyklische Durchlauf sehr gut zu erkennen.
Die Abbildung veranschaulicht das genaue Timing noch optimaler – hier ist ein 3-monatiger OKR Zyklus als Beispiel. Wir nennen diese Abbildung den OKR-Heartbeat, da sie genau einen Pulsschlag linear aufzeigt.
Der OKR Zyklus – Dos and Don’ts
Dos
- Erfahrungsgemäß ist am Anfang eine Kadenz von drei Monaten sinnvoll. Später prüfen wir, ob die Reduktion auf eine Kadenz von zwei Monaten sinnvoll ist – oder eine Erhöhung auf vier Monate. Die Dauer des OKR Zyklus unterscheidet sich je nach Branche und Rahmenbedingungen des Unternehmens.
- Achten Sie darauf, dass Objectives und Key Results innerhalb eines OKR Zyklus erreichbar sind. Sollten die Objectives and Key Results einen längeren Zeitraum benötigen, müssen Sie diese in kleinere Einheiten herunterbrechen – so dass diese innerhalb eines Zyklus erreicht werden können.
- Optimalerweise führen Sie die OKR Methode zunächst auf der Unternehmensebene im Führungsteam ein. Im nächsten OKR Zyklus auf der Abteilungsebene, dann wiederum einen Zyklus später auf Unterabteilungsebene und zuletzt auf Teamebene. Auch zunächst der Start in einem Pilotteam oder in einer Pilotabteilung kann sinnvoll sein.
- Zwei bis drei Wochen vor Beginn des neuen OKR Zyklus werden die Top-Level-OKR-Sets in das Unternehmen kommuniziert. Dadurch wird der OKR-Planning-Prozess im gesamten Unternehmen angestoßen.
- Dieser Prozess zieht sich meistens bis in den OKR Zyklus mit hinein. Es dauert, bis er final abgestimmt, verhandelt, abgeschlossen und vollständig dokumentiert ist. Für kleine Unternehmen reicht ein OKR Template, für größere Unternehmen eignet sich eine OKR Software besser.
- Kurz nach Ende eines OKR Zyklus sollte reflektiert werden, wie man den OKR-Prozess methodisch optimieren kann. Daraus werden entsprechende Handlungen abgeleitet. Dies gilt für die einzelnen Teams und das gesamte Unternehmen in regelmäßigen Abständen.
- Die Aufgaben (Tasks für Key Results) können sich während des OKR Zyklus ändern – nein, sie müssen sogar geändert werden, wenn Sie erkennen, dass die Maßnahmen sinnlos sind.
Don’ts
- OKR-Sets sollten nicht von einem OKR Zyklus in den nächsten übernommen werden (sog. „Evergreens”), was in der Natur operativer Aktivitäten („business as usual“) liegt. OKR-Sets sollten sich auf ihre jeweiligen OKR-Zyklen konzentrieren.
- Bedenken Sie auch: Der erste OKR Zyklus läuft möglicherweise nicht ganz reibungslos. Die Einführung der OKR Methode ist weder trivial und auch kein Selbstläufer. Machen Sie sich nicht die Illusion, dass alles perfekt funktioniert, und zögern Sie nicht, es zu lange mit der Einführung zu warten, starten Sie einfach! Gerne unterstützen wir Sie dabei mit unseren OKR Experten.
- Auch hier ist es wichtig, dass Sie regelmäßig und transparent über den Erfolg (und Misserfolg) der OKR Methode berichten, zum Beispiel im sogenannten Town Hall oder All-Hands Meetings oder über das Intranet – und daraus lernen. Ignorieren Sie den Widerstand nicht.
